ERP, muito além do software

“Não se limite a se preparar para o amanhã. Procure também descartar-se daquilo que já não faz mais sentido, que não é produtivo, que não contribui para os objetivos”
Peter F. Drucker

A sigla em inglês significa Enterprise Resource Planning – planejamento de recursos empresariais. No Brasil, muita gente usa o termo “Sistema Integrado de Gestão Empresarial” como tradução de ERP. Entretanto, ao pronunciar essa sigla, a maioria das pessoas a associa a softwares. Tal percepção é natural, uma vez que a indústria de software e, conseqüentemente, a imprensa especializada, enfatizam a relevância da tecnologia da informação. As metodologias de gestão, e outros aspectos humanos relacionados ao tema, não recebem atenção igual. Poucos fabricantes de software perceberam que a tecnologia é apenas um dos componentes num projeto de implantação do ERP em uma empresa.

“ERP (Enterprise Resource Planning), (SIGE - Sistemas Integrados de Gestão Empresarial, no Brasil) são sistemas de informações que integram todos os dados e processos de uma organização em um único sistema. A integração pode ser vista sob a perspectiva funcional (sistemas de : finanças, contabilidade, recursos humanos, fabricação, marketing e vendas, etc) e sob a perspectiva sistêmica (sistema de processamento de transações, sistemas de informações gerenciais, sistemas de apoio a decisões, etc).Os ERPs, em termos gerais, são uma plataforma de software desenvolvida para integrar os diversos departamentos de uma empresa, possibilitando a automação e o armazenamento de todas as informações de negócios. "
http://pt.wikipedia.org/wiki/ERP

A questão principal é que as empresas, independentemente de seu porte ou ramo de atividade, precisam de uma gestão integrada de processos para competir no mundo atual. Aliás, quanto mais competitivo for o mercado em que a empresa atua, maior a correlação entre gestão integrada e sucesso empresarial.

Para a construção dos cenários e simulações que irão subsidiar o processo de tomar decisões, empresários e/ou gestores precisam de informação. Os números de cada área – Vendas, Compras, Produção, Faturamento, Expedição, Financeiro, Recursos Humanos e Atendimento – devem ser coerentes e consolidados, a fim de viabilizar o entendimento e a análise do impacto de cada decisão sobre esses indicadores. Mais ainda: cada decisão, mesmo que aparentemente tenha repercussão limitada a um departamento, gera conseqüências no resultado global da empresa. Ou seja, o ideal seria medir o impacto das decisões sobre os indicadores de resultado de cada unidade e na contabilidade.

Os relatórios contábeis, como o Demonstrativo de Resultados (DRE), Demonstrativo de Fluxo de Caixa e Balancete, são ferramentas imprescindíveis para a aferição da efetividade de uma decisão, seja ela estratégica ou tática. Obviamente, os indicadores de resultado departamentais não podem ser desconsiderados.

A implantação do ERP viabiliza a obtenção desses números consolidados ou analíticos com bastante precisão e agilidade. É possível ainda visualizá-los em diversas formas gráficas para avaliar tendências, histórico de fatos, participação de uma ocorrência com relação ao todo, distribuição de um evento em uma região, produto, equipe, etc.

Muito bom, mas... Isso só é possível após a implantação do ERP. E acredite: não é fácil implantá-lo!

Comprar um bom software e configurá-lo é apenas uma pequena parte do processo. Para que o projeto de implantação do ERP seja bem-sucedido, as seguintes atividades devem ser executadas:

• Seleção do fornecedor. Tenha absoluta certeza de que nenhuma opção atenderá a 100% das necessidades de sua empresa. Seja realista e contente-se com 80% (quando muito), porque os 20% restantes lhe custarão outro projeto. Pense no ERP como um automóvel para sua empresa. Você até pode customizar um carro para adequá-lo a tudo que você sempre sonhou, mas o custo dessa adequação irá inviabilizar o retorno sobre o investimento. Seja pragmático. Durante a fase de seleção, não caia no canto da sereia tecnológica. A capacidade de investimento do fornecedor, experiência, visão de futuro, os casos de sucesso em segmentos similares ao seu e o nível de comprometimento que ele terá com você são fatores mais importantes que a tecnologia. Isso mesmo! Cedo ou tarde, todos os fornecedores terão as mesmas tecnologias. Basta que tenham caixa para investir, visão de futuro, comprometimento e foco no seu mercado.

• Compreensão da organização da empresa. Um bom diagnóstico é quase uma garantia de sucesso. É preciso compreender como funciona a empresa, quais processos são realmente necessários, que profissionais contribuirão para a implantação e quais irão boicotar o processo, quais as deficiências de cada pessoa (para poder capacitá-la) e, principalmente, quais os indicadores de resultado de cada departamento. Nada disso é possível sem a ajuda de pessoas especializadas, experientes, que possam compreender todas essas questões com o olhar externo.

• Preparação das pessoas. Não se iluda acreditando que todos estão empenhados em que tudo funcione bem. Quase todos temem mudanças. Só com muita transparência e explicações às pessoas sobre o que as aguarda no futuro é que o medo tende a se reduzir. Além disso, todos precisam de capacitação para operar a nova tecnologia de gestão, de forma a extrair o máximo de cada recurso. Quanto mais as pessoas entendem a nova ferramenta, mais elas se engajam no processo de mudança e mais surgem idéias sobre novas formas de trabalho.

• Preparação dos processos. Há atividades que são executadas nas empresas apenas porque sempre foram assim. Esta é a hora de repensá-las, ou até eliminá-las, caso não sejam mais necessárias. Surpreendentemente, há muitas coisas nas empresas que funcionam assim. Surgirão ainda novas atividades para agregar valor ao cliente, como, por exemplo: novos controles de garantia de qualidade, aferição de resultados, melhorias no relacionamento com clientes, registro de informações, entre outras. Uma dica: para automatizar processos confusos, gasta-se mais e o risco ao fracasso aumenta.

• Preparação do sistema. Com as informações obtidas, o sistema pode ser instalado, com configuração e personalização para funcionar conforme os processos desenhados e gerando os números necessários para o acompanhamento de resultados. Certamente, antes de colocar o sistema em funcionamento definitivo, algum tipo de simulação deve ser executado. Mas acredite: é impossível simular 100% das operações do dia-a-dia.

• Problemas pós-implantação. Se algum processo não foi suficientemente detalhado ou validado, algum problema irá surgir quando o sistema for implantado. E, certamente, isso ocorrerá. Se as pessoas não foram preparadas adequadamente para as mudanças, haverá reclamações, caça aos culpados e outras formas de expressão da “indignação” humana. Mas, do contrário, elas buscarão soluções para os problemas, minimizando os impactos para os clientes e resultados da empresa. Ou seja, trabalharão em equipe.

Analisando todos esses aspectos, fica evidente que o software é apenas um dos elementos para o sucesso no contexto de implantação do ERP. Para garantir que a empresa se torne melhor após o projeto de implantação, são fatores como metodologia, experiência, cultura, estratégia, trabalho em equipe, melhoria de processos e atitude que realmente fazem a diferença.