Escriturando a Nota Fiscal Eletrônica - NFe

Nota Fiscal Eletrônica

“Descrição Simplificada do Modelo Operacional

De maneira simplificada, a empresa emissora de NF-e gerará um arquivo eletrônico contendo as informações fiscais da operação comercial, o qual deverá ser assinado digitalmente, de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Este arquivo eletrônico, que corresponderá à Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), será então transmitido, pela Internet, para a Secretaria de Fazenda Estadual de jurisdição do contribuinte emitente, que fará uma pré-validação do arquivo e devolverá uma Autorização de Uso, sem a qual não poderá haver o trânsito da mercadoria. Após o recebimento da NF-e, a Secretaria de Fazenda Estadual disponibilizará consulta, através Internet, para o destinatário e outros legítimos interessados, que detenham a chave de acesso do documento eletrônico. Este mesmo arquivo da NF-e será ainda transmitido, pela Secretaria de Fazenda Estadual, para a Receita Federal, que será repositório nacional de todas as NF-e emitidas e, no caso de uma operação interestadual, para a Secretaria de Fazenda Estadual de destino da operação e respectivamente, para a SUFRAMA, quando aplicável.

Para acobertar o trânsito da mercadoria será impressa uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, intitulada DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), em papel comum, geralmente em única via, que conterá impressos, em destaque, a chave de acesso e o código de barras linear tomando-se por referência o padrão CODE-128C, para facilitar e agilizar a consulta da NF-e na Internet e a respectiva confirmação de informações pelas unidades fiscais e contribuintes destinatários. O DANFE não é uma nota fiscal, nem a substitui, servindo apenas como instrumento auxiliar para consulta da NF-e, pois contém a chave de acesso da NF-e, que permite ao detentor desse documento confirmar a efetiva existência da NF-e, através do sítio da Secretaria de Fazenda Estadual autorizadora ou Receita Federal. O contribuinte destinatário não emissor de NF-e poderá escriturar este documento, sendo que sua validade ficará vinculada à efetiva existência da NF-e com autorização”
fonte: Projeto NFe: Manual de Integração - Contribuinte

Na prática, o comprador só poderá escriturar a NFe após sua conferência seja através do site da RFB, seja pelo programa visualizador da NFe ou por conexão entre sistemas.

Neste último caso, o sistema de gestão do recebedor da NFe se conecta à RFB através de um tecnologia chamada WebService e valida seu conteúdo, assinatura e situação.

Para a conferência manual o contribuinte deve digitar a chave de acesso expressa abaixo do código de barras da DANFE no site da RFB e consultar os dados da NFe.

Abaixo, exemplo de DANFE (representa a 1a NFe emitida no Brasil). Assinalado em vermelho o código de barras e a chave de acesso (número que identifica a NFe).

Abaixo, exemplo de resultado da consulta do resumo da NFe. No caso, a 1a NFe emitida no Brasil.

Se o contribuinte escriturar uma NFe sem conferi-la, ele poderá ter problemas sérios com o fisco no caso de negligência, erro ou fraude.

A gravidade do caso pode ir desde a glosa daquela NFe até processos criminais.