Cartilha NF-e - Parte IV

Abaixo, a quarta parte da Cartilha sobre NF-e disponibilizada pela FIESP.

"IV – DANFE – DOCUMENTO AUXILIAR DA NF-e

47. O que é o DANFE?

Para acompanhar a mercadoria no seu (dela) transporte, o contribuinte credenciado deverá emitir o DANFE – Documento auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica. Trata-se de uma representação simplificada da NF-e que não substitui nem se confunde com uma Nota Fiscal Eletrônica.

O DANFE tem as seguintes funções básicas:

• obedecer o leiaute estabelecido pelo Ato Cotepe / ICMSnº 22/08;

ser impresso em papel comum (exceto papel jornal) de tamanho A4 (210 x 297), podendo ser utilizadas folhas soltas ou formulário continuo, formulário pré¬impresso ou formulário de segurança, de forma que não prejudique a leitura das informações nele contidas;

conter código de barras unidimensional com a chave numérica de 44 posições, para que se consulte a NF-e que representa, a partir de um leitor apropriado;

acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo outras informações básicas sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores, etc);

auxiliar na escrituração das entradas acobertadas por NF-e, no caso de destinatário impossibilitado de receber o arquivo do documento fiscal eletrônico da NF-e.

O DANFE somente poderá ser utilizado para acompanhar a mercadoria em trânsito após a concessão de Autorização de Uso de NF-e ou, quando em decorrência de problemas técnicos, não for possível gerar ou transmitir o arquivo digital da NF-e ou obter resposta relativa à mencionada autorização.

Esse documento poderá ser utilizado, ainda, para facilitar a consulta da NF-e, visto que deverá conter a chave de acesso da nota fiscal eletrônica. Outros elementos gráficos poderão ser inseridos no documento auxiliar, desde que não prejudiquem a leitura do seu conteúdo ou do código de barras, por leitor óptico.

Quando a legislação tributária exigir a utilização de vias adicionais ou previr a utilização específica das vias das Notas Fiscais modelo 1 ou 1A, o contribuinte credenciado a emitir NF-e deverá imprimir tantas cópias do DANFE quantas forem necessárias para atender à exigência, sendo todas elas consideradas originais.

Os contribuintes, mediante autorização de cada Unidade Federada, poderão solicitar alteração do leiaute do DANFE, previsto no Ato Cotepe para adequá-lo às suas operações, desde que mantidos os campos obrigatórios (cf. cláusula nona, §§ 6º e 7º do Ajuste SINIEF 07/05).

Para fins fiscais, aplica-se ao DANFE o disposto pelo § 2º do artigo 6º da Portaria CAT nº 104/07, ou seja, ainda que formalmente regular, este documento não será considerado idôneo, se for emitido ou utilizado com dolo, fraude, simulação ou erro que implique, mesmo que a terceiro, o não-pagamento do imposto ou qualquer outra vantagem indevida.

48. Qual a finalidade do código de barras unidimensional do DANFE?

O código de barras unidimensional contém a chave de acesso da Nota Fiscal Eletrônica e permite o uso de leitor de código de barras para consultar a NF-e no Portal da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo e nos sistemas de controle do contribuinte.

Esse código de barras é uma representação gráfica do Código de Acesso da NF-e (um código numérico de 44 posições). Reforçamos que o DANFE deve conter as duas

representações, ou seja, deverá conter tanto o código numérico da Chave de Acesso como o código de barras correspondente.

49. Quem pode imprimir o DANFE e em que momento deverá ser impresso?

O DANFE deve ser impresso pelo contribuinte, emitente da NF-e, antes da circulação da mercadoria, pois o trânsito desta acobertada por NF-e sempre deverá estar acompanhado do DANFE correspondente.

Respeitada esta condição, o DANFE poderá ser impresso, reimpresso ou copiado a qualquer momento, para atender às obrigações tributárias dos contribuintes envolvidos.

50. Como é feita a emissão do DANFE?

Para que não haja nenhuma divergência entre o DANFE e a NF-e, o ideal é que o documento auxiliar seja impresso pelo mesmo sistema gerador da Nota Fiscal Eletrônica, pois não poderá haver divergências entre os dados lançados na NF-e e no Documento Auxiliar.

51. É possível a impressão dos produtos em mais de um DANFE? Neste caso, como fica a consulta da NF-e?

Deve haver apenas um Documento Auxiliar por NF-e. Contudo, este documento auxiliar poderá ser emitido em mais de uma folha, podendo ser utilizadas quantas folhas forem necessárias para discriminação de mercadorias. O contribuinte poderá utilizar até 50% da área disponível no verso do DANFE.

Como o DANFE é único, o mesmo código de barras representativo da NF-e deverá constar em todas as folhas do DANFE.

52. Nos casos de operações interestaduais e de exportação, que documento deverá acompanhar as mercadorias?

Conforme já mencionado, a NF-e modelo 55 juntamente com o seu documento auxiliar – DANFE substitui a Nota Fiscal em papel modelo 1 ou 1A, sendo aceito no trânsito da mercadoria em operações internas, interestaduais e com destino ao exterior, até o momento do embarque, em qualquer parte do território nacional.

Tal disposição está expressamente prevista nos incisos I e II do parágrafo primeiro da cláusula oitava do Ajuste SINIEF 07/05, com as alterações introduzidas pelos Ajustes SINIEF 04/06 e 08/07.

53. Há obrigatoriedade de manter a guarda do DANFE (emitente e destinatário)?

A regra geral é que o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-e pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o emitente e

o destinatário deverão armazenar apenas o arquivo digital.

No caso da empresa destinatária das mercadorias e da NF-e, emitente de NF-e, ela não precisará, portanto, guardar o DANFE (pois está obrigada a receber a NF-e), devendo guardar apenas o arquivo digital recebido.

Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, o destinatário poderá, alternativamente, manter em arquivo o DANFE relativo a NF-e da operação pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação em substituição ao arquivo eletrônico da NF-e, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.

Reforçamos que o destinatário sempre deverá verificar a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital da NF-e, e a concessão da Autorização de Uso da NF-e.

54. Na hipótese de extravio do DANFE durante o transporte de mercadoria, como deverá o contribuinte emitente proceder?

O contribuinte emitente deverá reimprimir o DANFE e encaminhá-lo ao transportador ou ao destinatário, dependendo da localização da mercadoria.

Caso o destinatário já tenha recebido a mercadoria e não necessitar do DANFE, hipótese aplicável na situação em que o comprador também é emitente de Nota Fiscal Eletrônica, a entrega do DANFE é dispensável.

55. No caso de vendas para pessoa física, que documento fiscal deverá ser entregue?

Conforme já reiteradamente mencionado, a Nota Fiscal Eletrônica modelo 55 substituiu a Nota Fiscal em papel modelo 1 ou 1A, normalmente emitida nas operações entre pessoas jurídicas.

Em determinadas situações, a Nota Fiscal modelo 1 ou 1A também é emitida à consumidores pessoa física. Nesta hipótese, a NF-e substituirá normalmente o modelo 1 ou 1A, cabendo a ressalva de que, a pessoa física consumidora deverá receber o DANFE como representação fiscal do documento eletrônico e poderá consultar a sua existência e validade pela Internet."