Impactos do Sistema Público de Escrituração Digital

Estou participando do seminário “ Impactos do Sistema Público de Escrituração Digital” – 2ª Edição, que ocorre em São Paulo, hoje e amanhã. O evento propõe o debate estratégico das conseqüências do que alguns profissionais (inclusive eu) acreditam ser “a maior transformação tributária da história do Brasil”.

O representante da Secretaria de Estado da Fazenda de São Paulo, SEFAZ/SP, senhor Marcelo Fernandez, abriu o evento apresentando alguns aspectos relevantes sobre a Nota Fiscal Eletrônica – NF-e.

Nos próximos dias resumirei as opiniões mais relevantes sobre o tema SPED. Hoje apresento um breve relato sobre a palestra de Fernandez, com minhas interpretações e conclusões.

O projeto NF-e é recente, contudo a velocidade de sua implementação é “monstruosa” visto que, em apenas 3 anos, a Nota Fiscal Eletrônica já é uma realidade consolidada graças ao esforço conjunto, até então inédito, de autoridades fiscais federais e estaduais, empresas privadas e organizações não governamentais.

Tanto as empresas que participaram voluntariamente do projeto piloto quanto as que já são obrigadas a emitir NF-e apresentam sugestões e críticas que são consideradas e incorporadas, na medida do possível, ao projeto.

A Nota Fiscal Eletrônica NF-e é um documento fiscal instituído pelo Ajuste SINIEF 07/2005 que sofreu algumas alterações pelos Ajuste SINIEF 04/2006, Ajuste SINIEF 05/2007 e Ajuste SINIEF 08/2007.

“Cláusula primeira. Fica instituída a NF-e que poderá ser utilizada em substituição a Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A, pelos contribuintes do Imposto sobre Produtos Industrializados - IPI ou Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre a Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação - ICMS.

Parágrafo único. Considera-se Nota Fiscal Eletrônica - NF-e o documento emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital, com o intuito de documentar operações e prestações, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e autorização de uso pela administração tributária da unidade federada do contribuinte, antes da ocorrência do fato gerador”
Ajuste SINIEF 07/2005

A NF-e é um documento eletrônico que contém dados do contribuinte remetente, do destinatário e da operação a ser realizada. Este documento é assinado com certificado digital do remetente e enviado à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de sua unidade federativa para validação e autorização.

“Cláusula quarta O arquivo digital da NF-e só poderá ser utilizado como documento fiscal, após:
I - ser transmitido eletronicamente à administração tributária, nos termos da cláusula quinta;
II - ter seu uso autorizado por meio de Autorização de Uso da NF-e, nos termos da cláusula sexta “
Ajuste SINIEF 07/2005

Destaca-se que o documento eletrônico só é considerado NF-e válida após a confirmação de autorização da SEFAZ. Pode-se ainda considerar que o meio do documento fiscal mudou, de papel para digital, contudo as normas tributárias permanecem válidas: Código Tributário Nacional, Regulamentos de ICMS e portarias.

Juridicamente a NF-e pode ser usada tal qual a nota fiscal em papel. Pode-se, por exemplo, utilizá-la para fins de protesto. Mas, como ainda não há o processo de confirmação de recebimento de mercadorias em formato eletrônico, o emitente da NF-e deve guardar o canhoto da DANF-e com tal confirmação. O Estado de São Paulo já está implantando mecanismos de confirmação de recebimento via Internet. O objetivo está além de facilitar a vida dos contribuintes. Por trás desse projeto há o interesse no rastreamento das operações documentadas através da NF-e.

A DANF-e é um espelho da NF-e impresso em papel A4 com um código de barras com o identificador do documento fiscal de forma a facilitar o processo da mudança de paradigma – papel para eletrônico. A DANF-e não é um documento fiscal válido. Para escriturar uma transação, o contribuinte deve validar a autenticidade do documento eletrônico no site da SEFAZ ou RFB. É provável que no futuro a DANF-e deixe de ser obrigatória.

Um outro ponto relevante é que a SEFAZ autoriza cada NF-e individualmente, antes da ocorrência do fato gerador, ou seja, antes da circulação da mercadoria.

Para autorizar a NF-e a SEFAZ valida:
a) Assinatura Digital
b) Campos do arquivo eletrônico e seu preenchimento adequado
c) Numeração do documento fiscal
d) Autorização do emitente com relação à nota fiscal eletrônica.

Essa validação não leva em conta o conteúdo dos campos, por isso não é um atestado de conformidade tributária conferido pela SEFAZ. A auditoria tributária pode ser realizada pelas autoridades fiscais em até 5 anos.

Assim, a SEFAZ pode, a cada nota:
a) Aprová-la
b) Rejeitá-la em função de preenchimento inadequado, numeração ou assinatura não válida. A rejeição não transforma o documento eletrônico em NF-e, ou seja, o arquivo não é armazenado no banco de dados das autoridades fiscais.
c) Denegá-la devido a situação fiscal do emitente.

Após a aprovação da NF-e, a SEFAZ de origem transmite os dados para Receita Federal, SEFAZ destino (no caso de operações interestaduais), SUFRAMA (se for o caso) e municípios (caso seja nota conjugada ISS e ICMS).

Os requisitos para emissão de NF-e são:
a) Credenciamento junto à SEFAZ
b) Acesso à Internet
c) Certificado digital para a pessoa jurídica
d) Algum sistema emissor de NF-e

Os problemas mais relatados pelos emitentes estão relacionados com a obtenção e uso de certificados digitais e saneamento de dados cadastrais de clientes e produtos. A NF-e possui mais campos que a nota fiscal em papel, e sem que eles estejam preenchidos a SEFAZ não autoriza a sua emissão.

Obviamente não relatei todos os aspectos apresentados por Fernandez. Há muitos pontos que já apresentei em outros artigos desse blog. Mas as principais conclusões dessa primeira apresentação são:

a) O processo está muito além da tecnologia. Envolve uma mudança de cultura em toda empresa e não somente nas áreas fiscal e faturamento: vendas, compras, recebimento de mercadorias, expedição.
b) Em todas as palestras que já assisti e cursos que participei sempre houve perguntas que ficaram sem resposta. Ou seja, ninguém sabe tudo sozinho: questões tributárias, legais, fiscais, tecnológicas, processos e gestão. Na dúvida, pergunte. Se for o caso, formalize o questionamento junto a SEFAZ.
c) O SPED não está caminhando. Está correndo! Há muita gente boa trabalhando para o sucesso desse projeto.