SPED, Serviços Contábeis e ERP: um novo paradigma em construção

Oficialmente o SPED foi instituído através do Decreto 6.022 de janeiro de 2007:

Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007

“(...)

Art. 1 Fica instituído o Sistema Público de Escrituração Digital - Sped.

Art. 2o O Sped é instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração comercial e fiscal dos empresários e das sociedades empresárias, mediante fluxo único, computadorizado, de informações.

(...)”

Sabemos que há casos onde a empresa tem serviços contábeis terceirizados. Assim, há os seguintes cenários:

1) Nada muda no relacionamento empresa/contador. A empresa continua a executar suas transações e, periodicamente envia cópia de documentos para que o contador realize a escrituração. Após concluir o fechamento contábil, o contador gera, assina com seu certificado digital os arquivos da ECD (Escrituração Contábil Digital), utilizando um sistema próprio de seu escritório. Então a empresa recebe o arquivo assinado pelo contador, co-assina e envia ao SPED.

2) A escrituração contábil das transações é gerada pelo sistema de gestão da empresa (ERP). O escritório contábil recebe arquivos eletrônicos com movimentos contábeis e realiza os ajustes e lançamentos para fechamento do processo. Então, a partir do sistema contábil do escritório, gera a ECD, assina e envia para empresa co-assinar e transmitir à base do SPED.

3) A escrituração contábil das transações é gerada pelo sistema de gestão da empresa (ERP). O contador acessa o ERP e realiza os lançamentos de ajuste e fechamento contábil. O ERP gera os arquivos da ECD para assinatura do contador e empresário. Assim a ECD pode ser enviada à base do SPED.

4) O sistema de gestão da empresa não gera lançamentos contábeis, mas o escritório contábil recebe, arquivos eletrônicos com as transações realizadas (movimentação financeira, estoques, etc) que permitem a escrituração no sistema de contabilidade. Após a geração dos movimentos em seu sistema, o contador realiza os ajustes e lançamentos para fechamento do processo. Então, a partir do sistema contábil do escritório, gera a ECD, assina e envia para empresa co-assinar e transmitir à base do SPED.

Contudo, quando o texto do Decreto diz “mediante a fluxo único, computadorizado, de informações”, há uma corrente que defende que a situação número 1 não deve ser considerada como válida por não seguir um fluxo computadorizado. Além do que, do ponto de vista de processos empresariais, é a menos eficiente. Mas o pior para contabilistas e empresários é que estes procedimentos aumentam significativamente o risco fiscal da empresa.

Com relação às situações 2 e 4, já escutei consultores condenando-as com base na justificativa de que não há fluxo único de informações. Não é a minha percepção, desde que os processos de transmissão de dados entre o ERP e o sistema do escritório contábil sejam bem estabelecidos e seguros.

Entretanto, faço uma ressalva com relação à possibilidade 4. Se o sistema que gera os movimentos para subsidiar a criação de movimentos contábeis no escritório não for um ERP (um sistema integrado), há um enorme risco de falta de integridade de informações (tal como acontece na opção 1). Por exemplo, pode ocorrer venda sem estoque, caixa credor, etc.

O fato é que ainda não há como termos certezas sobre como as autoridades interpretarão cada uma das hipóteses.

Mineiro, precavido, obcecado pela eficiência e pela boa gestão, recomendo fortemente a implantação de ERP's nas empresas gerando diretamente a ECD ou integrados aos sistemas dos escritórios contábeis para que estes gerem a ECD.