Escrituração Contábil Digital (ECD) - Impossibilidade de Retificação

Informativo FISCOSoft 

"As empresas normalmente deixam a entrega de suas obrigações acessórias para a última hora. Isso se deve, em parte, pelo grande número de obrigações a que estão sujeitas, o que impossibilita um bom planejamento para entrega das declarações.

Em decorrência dessa prática, é muito comum que surjam dúvidas que não possa ser sanadas a tempo. Para não perderem o prazo de entrega, e ficarem sujeitas a multas e outras penalidades, as empresas acabam por entregar suas declarações, mesmo com erros.

Essa medida, apesar de não recomendável, é muito comum e não gerava grandes conseqüências, pois em regra, as declarações podiam ser facilmente retificadas. Ou seja, se a empresa constatasse que entregou sua declaração com incorreções, bastaria entregá-la novamente, mencionando que se trata de uma retificação. Não era nem mesmo necessária a autorização do fisco para isso, e quando havia alguma penalidade pela correção de erros, ela era tão irrisória, que não desmotivava tal prática.

Esse mau hábito, entretanto, terá que ser revisto com o SPED. Como se sabe, em breve as empresas passarão a ter suas informações prestadas de forma digital, dispensado a utilização do papel. Assim será com a escrituração contábil, com a escrituração fiscal e com as notas fiscais. O fisco receberá essas informações de forma bem mais ágil e prática, o que facilitará a sua análise, principalmente com a utilização das diversas ferramentas de cruzamento de dados.

Essa evolução no tratamento das informações pelo fisco, por si só, já seria o bastante para a revisão dos procedimentos adotados, mas não é sobre isso que pretende alertar este Comentário. Seu objetivo é informar sobre a impossibilidade de retificação da Escrituração Contábil Digital, mais conhecida pela sigla ECD.

Na nova modalidade de escrituração contábil, a empresa, após efetuar todos os lançamentos de determinado exercício, deve enviar o arquivo que contém a escrituração diretamente ao SPED, que é um banco de dados administrado pela Receita Federal, onde ficarão armazenadas todas as informações do contribuinte.

Com essa nova forma de armazenamento das informações, é dispensada a impressão dos livros contábeis em papel, o que até agora era obrigado, mesmo pelas empresas que utilizavam sistemas de processamento de dados.

A entrega do arquivo com a escrituração contábil, no entanto, se difere da apresentação das demais declarações ao fisco, pois ele corresponde à contabilidade da empresa e uma vez entregue, será logo encaminhado à Junta Comercial, que ficará encarregada de autenticá-lo, como sempre fez com os livros em papel.

Ocorre que uma vez autenticado, os livros contábeis não poderão mais ser alterados ou substituídos, conforme prevê a Instrução Normativa nº 107 de 2008, do Departamento Nacional do Registro do Comércio (Art. 5º). Ou seja, se o contribuinte constatar que cometeu um erro em sua contabilidade, por exemplo, apenas no ano seguinte, após a devida autenticação do livro na Junta Comercial, não poderá alterá-lo ou substituí-lo.

A correção do erro terá que ser feita na escrituração do exercício em que verificado o equívoco, seguindo as Normas Brasileiras de Contabilidade, que se encontram previstas na Resolução CFC nº 596 de 1985. Portanto, não bastará apenas a entrega de um novo arquivo, como sempre foi o hábito.

Em condições normais, a entrega da primeira ECD deverá ocorrer até o final do mês de junho de 2009. Os contribuintes não devem deixar para solucionar suas dúvidas na última hora, pois a retificação dos erros deverá seguir um processo mais rígido e formal, e as informações enviadas ficarão armazenadas no SPED, além de macular a própria escrituração contábil.

Portanto, é hora de despertar para a nova realidade, que exigirá uma radical mudança de procedimentos por parte das empresas, que deverão investir, mais do que nunca, no constante treinamento e atualização da equipe."

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