Papel ainda, ITI?

Há uma pergunta no site do ITI sobre a eliminação de documentos após sua digitalização que apresenta resposta bastante conservadora, e, possivelmente, anacrônica. Arrisco a afirmar que até mesmo antagônica aos conceitos da Certificação Digital.

“Os documentos em papel, depois de digitalizados, certificados digitalmente, autenticados por um tabelião e registrados no cartório de registro de títulos e documentos, poderão ser eliminados?

Não. O documento digitalizado a partir de uma documento original não é legalmente presumido autêntico, pois o documento original pode ter sofrido alterações anteriores ao processo de digitalização.

Esclarecendo melhor, uma vez digitalizado o documento e certificado no âmbito da cadeia do ICP-Brasil, este não poderá mais sofrer alterações, todavia o documento original, antes da sua digitalização, pode ter sofrido alterações. Assim sendo, em caso de questionamento quanto a integridade e autenticidade do conteúdo posto no documento digitalizado, o interessado só poderá fazer prova destes atributos com a exibição do documento original. Desta forma, não é recomendável a eliminação dos documentos originais.

O art. 223, caput, do Cód. Civil é bastante esclarecedor neste tocante, vejamos o que ele determina: 'Art.223- A cópia fotográfica de documento, coNF-erido por tabelião de notas, valerá como prova de declaração de vontade, mas, impugnada sua autenticidade, deverá ser exibido o original.'

Analisando o artigo sob comento, chegaremos a conclusão, se um documento fotografado e conferido por tabelião de notas pode sofrer impugnações acerca da sua autenticidade, analogicamente, documentos que sofreram digitalização também pode ser objeto de impugnações, pois apenas o original faz prova concreta da sua autenticidade.

Portanto, é importante que assinalamos que a presunção de integridade e autenticidade, extraída do art.10 da Medida Provisória de nº2.200-2, de 24/08/2001, diz respeito a documentos produzidos eletrônicamente e assinados digitalmente com certificados emitidos no âmbito da ICP-Brasil.

Vale dizer, a assinatura eletrônica vinculada a um certificado emitido no âmbito da ICP-Brasil conduz à presunção de autenticidade do documento subscrito, certo que é, como afirma Humberto Theodoro Júnior, em Comentários ao Novo Código Civil. Volume III. Tomo II. Rio de Janeiro: Forense, 2003, p. 48, que o 'Código não subordina a validade do instrumento particular a que a firma do signatário seja reconhecido por tabelião ou qualquer oficial público. O que lhe dá autenticidade é a própria assinatura, ou seja, a escrita do nome do declarante, feita pessoalmente (de forma autógrafa)'. FAQ ITI

Contudo existem entendimentos diferentes com relação à esta pergunta.

André Lemos, administrador de empresas, um dos pioneiros da Certificação Digital no Brasil , a meu pedido, gentilmente contribuiu para o debate, escrevendo o seguinte sobre o assunto:

“Como administrador de empresas e por força do ofício tenho conhecimentos jurídicos, mas também tenho conhecimentos sobre gestão, contabilidade e tecnologia. Assim posso comentar a questão com diferentes argumentos:

Primeiro: no mesmo código civil que trata da presunção de autenticidade do tabelião, que faz com que questionado seja necessário a apresentação do original, trata também da presunção de autenticidade e veracidade que possui o Titular de Registro de títulos e documentos. Neste caso, o profissional do cartório, registra o documento na sua serventia, com declaração de autoria do proprietário dos documentos, e desta feita, dá a sua cópia mesmo valor de original ( lei 6015, art 161) .

Segundo: Diferentemente do meio fotográfico, o meio digital pode receber uma assinatura eletrônica do proprietário. Eliminamos assim o maior medo do fisco: a declaração de repúdio que pode existir em um documento fotográfico e mesmo em um documento autenticado em cartório de notas (diferente de Registro de títulos e documentos), pois ao autenticar uma cópia, apenas o tabelião coloca sua assinatura. O dono do documento, quando chega ao cartório com uma cópia xérox, não declara por escrito que o documento é dele; daí a possibilidade de repúdio. Soma-se a isto um detalhe técnico: um documento digitalizado que recebe a assinatura de seu proprietário torna-se original. Simplifico a explicação: faça uma copia do seu contrato social. Agora pegue uma caneta e assine a cópia. Pronto ela se torna um documento original. Ora, estamos em outra realidade, em outra dinâmica. O Google é um site porqueira, que tem 5 letrinhas coloridinhas, que não existia há 10 anos atrás e hoje fatura 17 bilhões de dólares por ano, vendendo o quê? Informação! Apenas isso... vende mais do que os outros porque suas informações estão facilitadas em um sistema eficiente de relevância e principalmente pela credibilidade das respostas. Palavra chave: credibilidade..... olha ela de novo aí.

Terceiro: Sobre o incidente de falsidade, vale destacar que hoje, um documento que possui suspeita de fraude, ele é digitalizado para em sua ampliação, evidenciar a manipulação. Ou seja, a digitalização é um aliado contra a falsificação. Questionado quanto a integridade e autenticidade o caminho técnico para prova é digitalizar um documento. Agora imagina que este documento já esteja digitalizado e assinado pelo seu proprietário! Resolvido o problema: ele falsificou e ainda assinou dizendo que é o responsável pela digitalização.

Mas o profissional do direito ainda encontra uma brecha dizendo que não foi ele quem digitalizou, ou seja, houve um terceiro de má fé: para isso o CFC teceu em sua resolução 1020 que os documentos digitalizados devem ser assinados pelo contador (se forem documentos contábeis, obviamente) pelo dono e pela empresa responsável pela digitalização.

Quarto: Em um mundo competitivo e globalizado como o nosso hoje, onde uma empresa para sobreviver não tem que ser simplesmente a melhor, mas a maior, são encaminhadas para abrir filiais, representações, pontos, aonde seu produto pode alcançar. Porém, informações centralizadas e organizadas, representam um grande fator diferencial de competitividade. O papel neste contexto representa atraso, burocracia, empecilho. Até mesmo para o trabalho do fiscal há dificuldades, pois além dos volumes serem cada vez mais elevados, estão distribuídos em locais diferentes. O que importa para uma empresa moderna é ter informações estruturadas. Não podemos ter o luxo de procurar informações ou processá-las diretamente em pilhas de papel. A digitalização é fundamental para eficiência. Ai se alia a certificação digital, dando autoria aos documentos eletrônicos. Em seguida vem a fé pública dando o selo cronológico e garantia institucional e legal da preservação deste documento se for necessário.

Temos recursos ‘mágicos’ para achar qualquer documento, bastando apenas estar diante de um computador, em apenas segundos. Recuperado este documento, damos o curso legal ao mesmo. Neste momento, guardar o documento não é problema, não é custo. Eliminar a pilha de papel não é a sina. Levar este arquivo para um lugar com custo de armazenagem menor passa ser o objetivo.

Guardar documento não é problema. Localizar e recuperar sim. É crucial e o GED – gestão eletrônica de documentos - resolve isso. Um empresa de guarda cobra por aluguel de uma caixa de 20cm X 20cm ( representa 4 daquelas caixas ‘box’ padrão ) cerca de R$6,00 por ano. O caro é quando você precisa recuperar o documento, que uma vez digitalizado e amparado com a validade jurídica, não se faz necessário recorrer ao meio físico. Não há nenhum motivo técnico, legal ou operacional que impeça um fiscal de fiscalizar e autuar com base em documentos digitalizados neste processo. Se ele recusar será por desconhecimento técnico e jurídico. Neste caso vale a lei e ele tem que aceitar o documento eletrônico. Não há repúdio por parte do fiscalizado, caso este tenha sobre ele um auto de infração. O trabalho do fiscal é facilitado e bem mais amparado levando à eficiência."