ERP: UMA TECNOLOGIA PARA GESTÃO OU AUTOMAÇÃO?

“O conhecimento do próximo tem isto de especial: passa necessariamente pelo
conhecimento de si mesmo”
Italo Calvino

Quando uma empresa nasce, o maior desafio é sobreviver. Fazer a empresa gerar algum dinheiro pagar as contas e ainda sobrar um pouco para o empreendedor manter um mínimo do seu padrão de vida.

Se a empresa sobrevive à fase da mortalidade infantil, o ideal do empreendedor é tornar seu negócio perene. Para isto, a receita é, quase sempre, crescer para fazer caixa e investir.

Neste momento da vida empresarial o proprietário e seus principais aliados se deparam com a síndrome de falta de controle. Quando a empresa era menor, os controles eram intuitivos, visuais. Era possível saber quem trabalhava mais, quem era mais dedicado, quais eram os problemas com clientes, com a produção, com o atendimento. Só que tudo ficou mais complexo: mais clientes, funcionários, produtos, serviços, concorrentes, ameaças e oportunidades. Até o aumento do volume financeiro é um fator que complica e estressa o dia-a-dia do empresário. O que fazer com o dinheiro? Em que investir? Como melhorar o desempenho? Como pagar menos impostos?
Decisões intuitivas, nesta fase, são acompanhadas de um enorme risco. E, acreditar na sorte, geralmente dá azar.

A solução para falta de controle, na maioria dos casos, passa por automatizar processos operacionais da empresa. Implantar sistemas e utilizar planilhas para controlar emissão de notas-fiscais, processar a folha de pagamentos, contas a pagar e a receber, estoques, compras e operações. Assim, a empresa começa a operar com números. Muitos números. A princípio há um encantamento geral. Planilhas consolidando, simulando, fazendo projeções de um futuro brilhante. Céu de brigadeiro. Nas reuniões de acompanhamento de resultados dificilmente algum gerente apresenta cenários pessimistas ou fala de ameaças. Os clientes estão reclamando, mas os números mostram que isto é transitório, logo tudo ficará bem. A produtividade está baixa, mas a planilha com as projeções apresenta uma tendência de melhoria. As vendas caíram: sazonalidade, feriado, festas, visita do Papa. Quem é capaz de questionar estas análises tão “bem elaboradas”, com tantos números?
Esta é a fase do excesso de números. São tantos que nenhum é confiável. Também nesta fase há uma característica marcante: a guerra fria entre departamentos. Vendas, produção, serviços, marketing, financeiro cada um com seus números. Cada um com sua linguagem Cada um com seu mundo. Ninguém com razão.
A empresa escapou da mortalidade infantil, mas não da crise de identidade da adolescência. Ela perde recursos em projetos sem foco, sem planejamento, sem controle, sem visão de futuro. Investe tempo e dinheiro na tentativa de melhorar a operação em cada detalhe. Demite, contrata, treina, troca sistemas, troca controles, processos, metodologias, consultorias especializadas, cria e destrói estruturas, muda organograma, marca, às vezes muda até o nome.
Até atingir o amadurecimento, o empresário e seus aliados sofrem muito. Aliás, muitos não resistem a esta fase. Empresas são vendidas, profissionais que ajudaram a fundar a empresa se desencantam e correm para o mercado ou são demitidos.

Um dia, o empresário percebe que o problema não está na operação, mas na estratégia. Não nas partes, mas no todo. Descobre que a empresa está contextualizada em um ecossistema complexo e dinâmico. Por melhor que sejam os componentes de um carro de Fórmula 1, por melhor que seja o piloto, os pneus, o combustível, se tudo isto não funcionam de forma integrada, sinergicamente, não há como vencer o campeonato. É a visão sistêmica ou holística que produz resultados diferenciados.
Incrível, mas somente agora a humanidade está descobrindo que a decomposição analítica não resolve os problemas do mundo. Não dá para tratar dor de estômago sem pensar nos aspectos genéticos, alimentares, psicológicos, sociais, profissionais e culturais de uma pessoa.

O ERP – Enterprise Resource Planning –é mais que um conjunto de sistemas departamentais interligados. É uma ferramenta para compreensão do ecossistema empresarial. É um sistema de gestão que integra as operações da empresa, seus relacionamentos com o ambiente e fornece as informações precisas, de forma rápida e intuitiva para que os gestores possam analisar as relações de causa e efeito, fazer simulações e construções de cenários, além de acompanhar o resultado das ações planejadas. Assim, a empresa passa a ser encarada como um ser vivo que responde aos estímulos internos e externos.

Entretanto, muitas empresas investem fortunas em projetos de implantação de ERP´s com a mentalidade departamental, mecanicista. Perdem muito dinheiro com isto porque, em muitos casos, ficam piores que antes: sem resolver seus problemas, mais engessadas e, portanto, mais vulneráveis. Acreditam na automação de 100% de sua operação e criam projetos infinitos – em tempo e custo. Na realidade, continuam tendo foco na operação e não em estratégia. Iludem-se pensando que o problema do todo se resolverá apenas com a melhoria da eficiência das partes. Permanecendo subordinadas às transformações do meio ambiente, não conseguem transformar as ameaças em oportunidades por falta de visão de futuro.

Enfim, projetos de ERP com foco em tecnologia e em processos operacionais têm tudo para fracassar. O ERP deve ser pensado como a ferramenta capaz de fornecer as informações sobre os resultados das ações da empresa e seus impactos no ecossistema. Ou seja, capaz de criar uma visão de futuro para orientar a operação do presente. Mas, diagnosticar, agir e analisar são tarefas humanas que exigem profissionais com conhecimento, criatividade, vontade para agir e buscar soluções pensando de forma sistêmica.

A empresa finalmente atinge a maturidade quando seus profissionais assumem riscos com base no conhecimento, ética profissional, informações do ecossistema e criação de cenários. Mas a principal prova de maturidade é o autoconhecimento. Desta forma a empresa, ao invés de reagir às ameaças constrói o futuro que ela deseja a partir das ações do presente. Neste ponto, a utilização dos recursos tecnológicos e metodológicos fornecidos por um bom projeto de implantação de ERP é imprescindível.

Portanto, pense na sua empresa como uma aeronave em uma missão de combate. Quanto mais complexa for a missão, mais instrumentos de vôo você precisa. Mas se você não consegue compreender o que os instrumentos te dizem a cada ação sua ou do meio-ambiente, o risco da sua missão aumenta muito. Agora responda: o que acontece se você não consegue entender qual a sua missão?

Epílogo: Qualquer semelhança é mera coincidência.

Victor Frankenstein, um jovem cientista que estuda alquimia, dedica-se a criar um ser humano gigantesco, sacrificando o contato com a família e a própria saúde, e após dois anos obtém sucesso. Porém, Victor enoja-se com sua criação, e abandona-a, fugindo.
Para quem não conhece o final da história, implante um ERP com foco em automação.