Cartilha NF-e - Parte III

Abaixo, a terceira parte da Cartilha sobre NF-e disponibilizada pela FIESP.

“III. MODELO OPERACIONAL

18. Como funciona o modelo operacional da NF-e?

A empresa emissora da NF-e gerará um arquivo eletrônico com as informações fiscais da operação comercial, com base no leiaute estabelecido no Ato Cotepe/ICMS nº 22/2008, por meio de software desenvolvido ou adquirido pelo contribuinte ou disponibilizado pela Administração Tributária.

No Estado de São Paulo a Secretaria da Fazenda disponibilizou um programa emissor da Nota Fiscal Eletrônica, cujo download pode ser obtido no endereço eletrônico

www.fazenda.sp.gov/nfe.

Esse mesmo arquivo deverá ser assinado digitalmente pelo emitente a fim de garantir a integridade dos dados ali lançados, bem como a sua autoria.

O arquivo eletrônico, que corresponde a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) será transmitido pela Internet à SEFAZ, que fará uma prévia validação do arquivo e devolverá um protocolo de recebimento (Autorização de Uso), sem o qual não poderá haver o trânsito da mercadoria (essa validação pode ser comparada a obtenção de AIDF), conforme as Cláusulas terceira e quinta do Ajuste SINIEF nº 07/2005, artigos 5º e 7º da Portaria CAT nº 104/2007 e Ato Cotepe/ICMS nº 22/2008.

Após o recebimento da NF-e, a SEFAZ disponibilizará consulta, através da Internet, para o destinatário e outros interessados que detenham a chave de acesso do documento eletrônico.

Este mesmo arquivo da NF-e será ainda transmitido pela SEFAZ à Receita Federal do Brasil, que conterá um repositório nacional de todas as Notas Fiscais Eletrônicas emitidas e, no caso de operação interestadual, para a Secretaria da Fazenda do Estado de destino da operação.

Para acobertar o trânsito da mercadoria, será impressa uma representação gráfica simplificada da NF-e, intitulada DANFE (Documento Auxiliar da NF-e), em papel comum e única via, que conterá a impressão, em destaque, da chave de acesso para consulta da NF-e na Internet, além de um código de barras unidimensional, que facilitará a captura e a confirmação de informações da NF-e pelos Postos Fiscais de Fronteira nos demais Estados da Federação.

1. Emissão e autorização da NF-e:

19. Quais serão as validações necessárias para autorização de emissão da NF-e?

Uma vez enviado o arquivo da NF-e, antes de conceder a Autorização de Uso, a Secretaria da Fazenda analisará, no mínimo, os seguintes requisitos (artigo 8º da Portaria CAT 104/2007):

A. situação cadastral do emitente;

B. o credenciamento do emitente para emissão da NF-e;

C. a autoria da assinatura do arquivo digital da NF-e;

D. a integridade do arquivo digital da NF-e;

E. a observância do leiaute do arquivo digital, estabelecido no Ato Cotepe ICMS nº 14/2007;

F. a numeração da NF-e

Após a análise do arquivo da NF-e, a Secretaria da Fazenda comunicará o emitente, alternativamente:

a) da concessão da Autorização de Uso da NF-e; b) da denegação da Autorização de Uso da NF-e, devido à irregularidade cadastral do emitente; c) da rejeição do arquivo digital da NF-e devido a:

c.1) falha na recepção ou no processamento do arquivo;

c.2) falha no reconhecimento da autoria ou da integridade do arquivo digital;

c.3) não credenciamento do emitente para emissão de NF-e;

c.4) duplicidade do número da NF-e;

c.5) falha na leitura do número da NF-e;

c.6) outras falhas no preenchimento ou no leiaute do arquivo digital da NF-e.

A comunicação do resultado da verificação do arquivo digital pela Secretaria da Fazenda será realizada pela Internet, mediante protocolo disponibilizado ao emitente ou a terceiro por ele autorizado, contendo, conforme o caso, i) o número do protocolo; ii) a chave de acesso; iii) o número da NF-e ou a data e a hora do recebimento da solicitação de Autorização de Uso da NF-e.

Caso ocorra a denegação ou a rejeição do arquivo da NF-e, o protocolo do resultado conterá as informações sobre o motivo pelo qual a Autorização de Uso de NF-e não foi concedida, conforme determina o artigo 9º da Portaria CAT 104/2007.

20. Como será a numeração da NF-e (relativa a cada operação e à NF-e em papel) ?

Independente do tipo de operação, a numeração da NF-e será seqüencial de 1 a 999.999.999, por estabelecimento e por série, devendo ser reiniciada quando atingido este limite e será totalmente distinta e independente daquela utilizada pela Nota Fiscal modelo 1 ou 1A (em papel).

O contribuinte poderá adotar séries distintas para a emissão da NF-e, observado, no Estado de São Paulo, o disposto no artigo 196 do Regulamento do ICMS, aprovado pelo Decreto nº 45.490, de 30 de novembro de 2000, mediante a lavratura de termo no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência – RUDFTO.

21. Qual o limite de mercadorias que poderão ser lançadas numa única NF-e?

Uma NF-e aceita até 990 itens de produto. Deverá também ser observado o tamanho do arquivo ‘XML’ que deve ser transmitido à SEFAZ para se obter a autorização de uso, o qual não poderá exceder a 500 Kbytes.

Com relação ao DANFE, este poderá ser emitido em mais de uma folha, ou seja, um DANFE poderá ter tantas folhas quantas forem necessárias para discriminação das mercadorias. O contribuinte poderá utilizar também até 50% da área disponível no verso do DANFE.

Observações:

Cada NF-e possui apenas um DANFE correspondente, que pode ter uma ou mais folhas;

A Chave de Acesso deve constar em todas as folhas do DANFE.

22. A NF-e pode ser emitida antes do carregamento da mercadoria? E o DANFE?

No caso de uma operação acobertada por NF-e, a mercadoria somente poderá circular quando houver Autorização de Uso da NF-e, devidamente acompanhada pelo correspondente DANFE. Portanto, a NF-e deverá ser emitida e autorizada pela SEFAZ antes da circulação da mercadoria, cabendo à empresa avaliar o melhor momento para emissão e autorização da Nota Fiscal Eletrônica.

Com relação ao DANFE, é indiferente para a SEFAZ o momento de sua impressão dentro da rotina operacional interna, que poderá ser posterior ou não ao carregamento da mercadoria, contanto que o documento auxiliar correspondente à NF-e que acoberta a operação sempre acompanhe a mercadoria.

23. É possível o envio da NF-e por lote ou a emissão deve ser feita nota a nota?

A NF-e é um documento autônomo, portanto sua emissão deve ser feita nota a nota, pois cada NF-e deve ter a sua própria assinatura digital individual.

O processo de transmissão da NF-e deve ser realizado em lotes. O lote de NF-e poderá conter até 50 NF-e, mas não deve exceder o tamanho máximo de 500 Kbytes.

É bom lembrar que cada NF-e tem a sua própria assinatura digital individual. Portanto, se num lote de 50 NF-e’s, 3 notas forem rejeitadas, as demais 47 retornarão da SEFAZ com a Autorização de Uso e será apontado o motivo de rejeição de 3 NF-e.

24. Pela digitação no site da Secretaria da Fazenda, é possível emitir a NF-e?

Não, o modelo nacional da NF-e pressupõe a existência de arquivo eletrônico com assinatura digital gerado pelo contribuinte, a partir dos sistemas em seu próprio ambiente gerador.

2. Correção, cancelamento e inutilização da NF-e:

25. É possível alterar uma NF-e emitida?

Após a concessão de Autorização de Uso, a NF-e não poderá sofrer qualquer alteração, pois qualquer modificação no seu conteúdo invalida a sua Assinatura Digital.

26. Quais são as condições e prazos para o cancelamento de uma NF-e?

O emitente poderá requerer o cancelamento de uma NF-e cujo uso tenha sido previamente autorizado pelo Fisco (protocolo ‘Autorização de Uso’) e desde que não tenha ainda ocorrido o fato gerador (saída da mercadoria do estabelecimento). Atualmente o prazo máximo para cancelamento de uma NF-e no Estado de São Paulo é de 168 horas (7 dias) a partir da autorização de uso.

Para proceder ao cancelamento, o emitente deverá fazer um pedido específico gerando um arquivo XML para tanto. Da mesma forma que a emissão de uma NF-e de circulação de mercadorias, o pedido de cancelamento também deverá ser autorizado pela SEFAZ. O Layout do arquivo de solicitação de cancelamento poderá ser consultado no Manual de Integração do Contribuinte, disponível na seção downloads.

O status de uma NF-e (autorizada, cancelada, etc) sempre poderá ser consultado no site da Secretaria da Fazenda do Estado de localização da empresa emitente ou no site nacional da Nota Fiscal Eletrônica (www.nfe.fazenda.gov.br).

27. Como fica a chamada ‘carta de correção’ no caso de NF-e?

Após a concessão da Autorização de Uso de NF-e, o emitente poderá sanar erros em campos específicos da NF-e por meio de Carta de Correção Eletrônica – CC-e, transmitida à Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo.

A Carta de Correção Eletrônica – CC-e deverá atender ao leiaute estabelecido em Ato Cotepe e a assinatura digital do emitente, certificada por entidade credenciada pela Infra¬estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, contendo o número do CNPJ do estabelecimento emitente ou da matriz, a fim de garantir a autoria do documento digital.

A cientificação da recepção da CC-e pela Secretaria da Fazenda (comunicação da recepção) será feita mediante protocolo disponibilizado ao emitente, via Internet, contendo, conforme

o caso, a ‘chave de acesso’, número da NF-e, a data e a hora do recebimento da solicitação pela Secretaria de Estado da Fazenda. O número do protocolo não implica a validação das informações contidas na CC-e.

Havendo mais de uma CC-e para a mesma NF-e o emitente deverá consolidar na última todas as informações anteriormente retificadas (conforme dispõe artigo 19 da Portaria CAR nº 104/07).

Observação importante: Ainda não há leiaute definido em Ato Cotepe para geração do arquivo da Carta de Correção Eletrônica.

28. Como serão solucionados eventuais erros na emissão de NF-e?

Uma NF-e autorizada pela SEFAZ não pode ser mais modificada, mesmo que seja para correção de erros de preenchimento. Ressalte-se que a NF-e tem existência própria e a autorização de uso da NF-e está vinculada ao documento eletrônico original, de modo que qualquer alteração de conteúdo irá invalidar a assinatura digital do referido documento e a respectiva autorização de uso.

Importante destacar, entretanto, que se os erros forem detectados pelo emitente antes da circulação da mercadoria, a NF-e poderá ser cancelada e ser então emitida uma Nota Eletrônica com as correções necessárias.

Há ainda a possibilidade de emissão de NF-e complementar nas situações previstas no artigo 182 do Regulamento do ICMS.

29. O que é inutilização de número da NF-e?

Durante a emissão da NF-e, é possível que ocorra uma quebra de seqüência de numeração, que pode ser ocasionada por problemas técnicos ou falhas no sistema do contribuinte. Por exemplo, as NF-e’s nº 100 e 110 foram emitidas, mas a faixa 101 a 109, por algum problema de ordem técnica, não foi utilizada antes da emissão da nº 110.

Neste caso, deverá o emitente solicitar a inutilização do número da NF-e, mediante ‘Pedido de Inutilização de Número de NF-e’, até o 10º (décimo) dia do mês subseqüente àquele em que ocorrer a quebra de seqüência da numeração.

A funcionalidade da inutilização de número de NF-e tem o objetivo de permitir que o emissor comunique a SEFAZ, no prazo supra mencionado, os números de NF-e que não serão mais utilizados em virtude da ocorrência de quebra de seqüência. Este procedimento tem caráter de denuncia espontânea, podendo o Fisco não reconhecer o pedido nos casos de dolo, fraude ou simulação, devidamente apurados.

3. Envio da NF-e da mercadoria ao destinatário:

30. Qual a forma de entrega da NF-e / DANFE ao meu cliente?

Não há regras pré-estabelecidas quanto a forma de entrega da NF-e pelo fornecedor ao seu cliente, de modo que a entrega poderá ocorrer da maneira que melhor convier às partes.

A transmissão da NF-e, de comum acordo, poderá ocorrer, por exemplo, por e-mail, disponibilizado num sítio da Internet e acessível mediante senha de acesso.

Com relação a obrigatoriedade da entrega, é importante mencionar que a Cláusula décima do Ajuste SINIEF 07/05 (com as alterações feitas pelo Ajuste SINIEF 04/06) determina que

o emitente e o destinatário deverão manter, em arquivo digital, as NF-e’s pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais.

Caso o destinatário não seja credenciado para emitir NF-e, deverá manter em arquivo o DANFE relativo a NF-e da operação.

Portanto, conclui-se que a remessa do arquivo digital da NF-e é obrigatória nos casos em que o destinatário seja emitente de Nota Fiscal Eletrônica, ou, mesmo não o sendo, requeira

o arquivo digital.

31. Qual documento fiscal deverá acompanhar o trânsito da mercadoria acobertada pela NF-e?

O trânsito da mercadoria deverá ser acompanhado pelo DANFE – Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica, que deverá ser impresso em papel comum (exceto papel jornal), no formato A4 (210x297mm) em folhas soltas ou formulário contínuo, ou ainda ser pré¬impresso, conforme estipula o § 4º da Cláusula nona do Ajuste SINIEF 07/05.

O Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica deverá conter código de barras, conforme padrão estabelecido em Ato Cotepe e poderá conter outros elementos gráficos, desde que não prejudiquem a leitura do seu conteúdo ou do código de barras por leitor óptico (conforme artigo 10 da Portaria CAT 104/2007).

O formulário de segurança deverá atender os requisitos e recursos de segurança elencados pelo artigo 15, da Portaria CAT 32/96 e o fabricante do aludido formulário deverá observar

o disposto pelo artigo 17 da Portaria CAT supra mencionada.

32. A NF-e será aceita em outros Estados e pela Receita Federal do Brasil?

Sim. A Receita Federal e os Estados da Federação aprovaram o Modelo de Nota Fiscal Eletrônica através do Ajuste SINIEF 07/05 e suas alterações. Independentemente de determinado Estado estar ou não apto a autorizar os seus contribuintes a serem emissores de NF-e, o modelo 55 é reconhecido como hábil para acobertar o trânsito e o recebimento de mercadorias em qualquer parte do território nacional.

33. Como será feita a confirmação de entrega de mercadoria com a NF-e?

Neste ponto, não houve nenhuma alteração em relação ao procedimento comercial já anteriormente aplicável à Nota Fiscal modelo 1 ou 1A. No leiaute do DANFE existe um espaço destinado à confirmação de entrega de mercadoria, que se assemelha ao canhoto existente no modelo 1 ou 1A, podendo ser destacado e entregue ao remetente.

34. Como proceder nos casos de recusa do recebimento de mercadoria em operação acobertada por NF-e?

A recusa de recebimento de mercadoria pode ocorrer de duas formas: i) o destinatário emite uma Nota Fiscal de devolução de compras ou; ii) o destinatário recusa a mercadoria no verso do próprio DANFE, destacando os motivos pela qual opinou pela recusa.

Na segunda hipótese, o emitente da NF-e deverá emitir uma NF-e de entrada para receber a mercadoria devolvida.

4. Consulta de uma NF-e na Internet:

35. Como é realizada a consulta de uma NF-e na Internet?

O status de uma NF-e (autorizada, cancelada, etc) poderá sempre ser consultada pela Internet, no sítio da Secretaria da Fazenda do Estado de localização da empresa emitente (www.fazenda.sp.gov.br/nfe) ou no Portal Nacional da NF-e (www.nfe.fazenda.gov.br)

36. A consulta de validade, existência e autorização de uma NF-e é obrigatória?

A consulta da validade, existência e autorização de uma NF-e é obrigatória por parte do destinatário da mercadoria, a fim de verificar a idoneidade do documento digital, conforme determina o parágrafo primeiro da Cláusula décima do Ajuste SINIEF 07/05, com a redação dada pelo Ajuste SINIEF 04/06.

Cabe destacar que o destinatário não necessita imprimir qualquer documento para comprovar a realização da consulta de validade da NF-e.

37. Como proceder quando a NF-e não estiver disponível para consulta no Ambiente Nacional?

Conforme o modelo operacional, após a autorização de uso, a NF-e sempre será transmitida pela SEFAZ para a Receita Federal do Brasil (ambiente nacional). Podem ocorrer, entretanto, eventualmente, problemas técnicos que adiem esta transmissão, de modo que a NF-e não conste imediatamente no ambiente nacional após sua autorização.

Neste caso, a autorização de uso da NF-e deverá ser consultada no site da SEFAZ que a autorizou (no Estado de São Paulo a consulta está disponível na seção ‘Consulta’).

A eventual ausência momentânea da NF-e para consulta no ambiente nacional não é condição suficiente para refutar a validade do documento, desde que o mesmo conste como autorizado no site da SEFAZ do emitente.

No caso de contingência em que o trânsito da mercadoria é acobertado por DANFE impresso em formulário de segurança (vide as questões sobre ‘Contingência com a NF-e’), se no prazo de 30 (trinta) dias contados do recebimento da mercadoria o destinatário não puder obter informações relativas à concessão da Autorização de Uso da NFe, deverá comunicar o fato ao Posto Fiscal de sua vinculação

38. Por quanto tempo a NF-e poderá ser consultada?

A consulta aos dados da NF-e poderá ser promovida dentro do prazo de 180 (cento e oitenta) dias, contados da recepção do documento digital pela Secretaria da Fazenda Estadual.

Após este prazo, a consulta retornará com informações parciais que identificarão a NF-e (número, data de emissão, CNPJ do emitente e destinatário, valor do documento e sua situação), ficando disponível pelo prazo decadencial aplicável à guarda de documentos fiscais.

39. Existe alguma forma de consultar o status de várias NF-e’s de uma única vez?

Não. Conforme já mencionado, cada NF-e possui a sua respectiva Assinatura Digital e Autorização de Uso, razão pela qual a consulta de status de nota fiscal eletrônica deve ser realizada uma por vez.

40. As empresas que ainda não emitem o documento eletrônico e receberam uma ou mais NF-e, através do DANFE, poderão escriturar o documento auxiliar sem consulta prévia?

Aos contribuintes que não estão preparados para recepcionar a NF-e é facultado proceder a escrituração do documento eletrônico com base nas informações contidas no DANFE, o qual deverá ser arquivado em substituição à NF-e.

Contudo, é importante destacar que o DANFE não se confunde com a NF-e, pois trata de uma simples representação gráfica do documento fiscal eletrônico. Por esta razão, é obrigação de todos os destinatários a verificação da validade, autenticidade e da existência de Autorização de Uso da NF-e, estejam estes credenciados ou não à emissão da nota fiscal eletrônica.

Este procedimento de consulta garante à segurança de idoneidade do documento fiscal e resguarda o destinatário em caso de eventual fiscalização por parte do Fisco.

5. Escrituração da NF-e:

41. Se a minha empresa for autorizada a emitir a NF-e, deverá estar obrigatoriamente preparada para receber e escriturar a NF-e na entrada de mercadorias?

A pessoa jurídica receptora da mercadoria não é obrigada a escriturar a NF-e automaticamente através de um sistema eletrônico, sendo-lhe facultado proceder a escrituração do documento digital nos moldes da Nota Fiscal modelo 1 ou 1A.

Já no que diz respeito a recepção, a empresa receptora deverá sempre realizar a consulta de validade da NF-e no Portal Nacional da NF-e ou no sítio da Internet da Administração Tributária da Unidade Federada do emissor do documento digital.

Os contribuintes credenciados a emitir a NF-e estão obrigados a manter em arquivo digital as NF-e recebidas pelo prazo previsto na legislação tributária. A escrituração da NF-e deverá ser realizada com os dados contidos na NF-e, obedecendo às mesmas disposições e prazos aplicáveis aos demais documentos fiscais.

42. Como os contadores terão acesso a NF-e de seus clientes?

Com relação às NF-e’s emitidas, os contadores poderão requisitá-las aos seus clientes e visualizá-las através do Programa Visualizador desenvolvido pela Receita Federal do Brasil, disponível para download no Portal Nacional da NF-e (www.nfe.fazenda.gov.br).

43. Como os contadores escriturarão uma NF-e recebida por uma empresa?

Os procedimentos de escrituração fiscal não foram alterados com a criação da NF-e. Por outro lado, a NF-e trás a possibilidade de simplificar o procedimento e dependendo do nível de adaptação a ser gerido nos sistemas internos de escrituração, algumas etapas poderão ser automatizadas, como por meio, por exemplo, de recuperação automática de informações do arquivo de uma NF-e.

44. Como efetuar a escrituração de 6 caracteres nos arquivos SINTEGRA se a NF-e permite 9 caracteres?

De acordo com o disposto no item 11.1.9A do Manual de Orientação do Convênio ICMS 57/95 (SINTEGRA), o procedimento a ser adotado para a situação reportada é o preenchimento do campo 08 com os 6 (seis) últimos dígitos.

6. Contingência com a NF-e:

45. Como proceder no caso de problemas com a emissão da NF-e?

Quando, em decorrência de problemas técnicos, não for possível gerar ou transmitir um arquivo digital da NF-e ou obter resposta relativa à Autorização de Uso do documento digital em tela, o contribuinte deverá gerar outro arquivo digital, informando que este foi gerado em situação de contingência e adotar uma das seguintes providências:

Transmitir o arquivo digital da NF-e para a Receita Federal do Brasil, por meio da Internet, observados os requisitos mencionados no tópico ‘emissão de NF-e’ (emissão com base no leiaute estabelecido n Ato Cotepe/ICMS nº 22/2008) e emitir o respectivo DANFE;

Emitir o correspondente DANFE em formulário de segurança, para acobertar a mercadoria até o destino.

Caso o contribuinte opte por enviar o arquivo digital à Secretaria da Receita Federal do Brasil, esta poderá conceder a Autorização de Uso da NF-e, denegar a aludida autorização ou rejeitar o arquivo digital do documento fiscal.

Na hipótese de o contribuinte optar pela emissão do DANFE em formulário de segurança, referido documento deverá:

a) conter a indicação, no campo de observações, da expressão ‘DANFE emitido em decorrência de problemas técnicos’;.

b) ser emitido no mínimo, em 2 (duas) vias, que terão a seguinte destinação:

b.1.) uma via acompanhará a mercadoria em seu trânsito, devendo o destinatário conservá-la em arquivo pelo prazo previsto no art. 202 do RICMS/SP, ou seja, por no mínimo 5 anos;

b.2.) a outra via deverá ser conservada em arquivo pelo emitente pelo prazo mencionado na letra ‘b.1.’

O emitente deverá ainda lavrar termo no livro Registro de Uso de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência – RUDFTO, modelo 6, informando o problema técnico ocorrido, a data e a hora do início e do término da ocorrência, os números dos formulários de segurança utilizados, bem como os números e as séries das NF-e’s geradas no período (conforme art. 202 do RICMS/SP, Portaria CAT nº 32/96, artigos 12 a 14 e 17 da Portaria CAT nº 104/07 e Ajuste SINIEF nº 07/05).

46. Como fica a numeração da NF-e emitida em contingência?

O contribuinte deverá respeitar a numeração da NF-e que vinha sendo utilizada até então, lembrando que é preciso informar que se trata de Nota Fiscal Eletrônica emitida em contingência.”