Tecnologias para gestão e o SPED

Na semana passada um leitor questionou-me a respeito de softwares preparados para o SPED.

Por questões éticas, não me sinto confortável para responder citando nominalmente os fornecedores de softwares, muito menos cada sistema específico. Além do mais, seria muita pretensão da minha parte afirmar que conheço todos na profundidade necessária para se fazer uma análise pública e genérica sobre o tema.

Assim, optei por orientar os leitores com relação aos requisitos e cuidados ao selecionar um sistema ou mesmo reavaliar a solução utilizada pelas empresas.

Ressalto ainda o caráter não conclusivo desse texto, pois todo profissional sério deve analisar cada situação no conjunto de suas peculiaridades e em seu contexto. Ou seja, cada caso é um caso.

Indústria de software.

A indústria de sistemas para apoio a gestão empresarial vem, ao longo das últimas décadas, amadurecendo e se profissionalizando. Percebe-se nitidamente uma consolidação mercado através de aquisições e fusões. Há ainda uma enorme quantidade de fornecedores de softwares empresariais engajando-se em programas de qualidade e buscando aprimoramento nas técnicas de produção de sistemas tal qual uma linha de produção industrial.

Realidade tributária e fiscal

Em nosso país há uma alteração em normas tributárias a cada duas horas. União, Estados e Municípios editam e revogam leis, decretos, instruções normativas, protocolos, e mais uma infinidade de normas que afetam diariamente a vida dos contribuintes. Muitas dessas normas são ambíguas e de difícil interpretação.

Temos ainda dezenas de tributos e obrigações acessórias que, mesmo com a implantação do SPED, ainda sobreviverão por um tempo significativo.

SPED – Sistema Público de Escrituração Digital

O SPED é composto inicialmente pelos subprojetos: Nota Fiscal Eletrônica - NF-e, Escrituração Contábil Digital – ECD e Escrituração Fiscal Digital – EFD. Além de outros como: Nota Fiscal Eletrônica de Serviços – NFS-e, Conhecimento de Transportes Eletrônico – CT-e, e alguns que ainda estão por vir.

A idéia central do SPED é substituir, ao longo do tempo, dezenas de obrigações acessórias hoje existentes.

O mais relevante é que não se trata de uma simples substituições de arquivos. O SPED tem como fundamento a integridade e coerência dos dados de seus projetos.

Exemplifico isso através de minha própria experiência. Emito NF-e para as transações de venda de meus livros. Tenho autorização de uso a cada nota eletrônica. Vou em breve entregar a ECD, a contabilidade digital. O que acontecerá se, ao entregar os livros contábeis digitais, os saldos das contas de estoque, vendas, receitas, compras não forem coerentes com os dados de faturamento enviados através da NF-e?

Mais que validar o arquivo utilizando os Programas Validadores disponíveis, a coerência de informações é o grande desafio. Então, sistemas que registram e controlam operações de forma não integrada serão "bombas-relógio" com efeitos devastadores.

Condição imprescindível para o qualquer software no mundo pós-SPED é a integração de dados entre as operações empresariais básicas: faturamento, finanças, estoques, contabilidade e fiscal.

Processo de implantação de um novo software

Sugiro que pelo menos algumas perguntas sejam feitas antes de se iniciar a seleção e implantação um novo software:

a) O fornecedor tem tradição no mercado de software?

b) Sua atuação é local ou nacional? Ele tem estrutura para competir globalmente?

c) Que tipo de software a empresa candidata está acostumada a desenvolver? Software para gestão empresarial ou outro tipo?

d) Há experiência em questões fiscais e tributárias? Em quais regiões do país?

e) O fornecedor mantém parceria com outras empresas? Que tipo de parcerias? Os parceiros são relevantes, têm destaque ou liderança no segmento em que atuam?

f) A robustez financeira da empresa fornecedora suporta demandas por atualizações contínuas e imprevistas no software e na estrutura de atendimento? Ela suportará uma concorrência de empresas globalizadas? E crises internacionais?

g) A sua empresa planeja crescer? O fornecedor pode acompanhar seu crescimento?

h) Você confia no fornecedor? Qual o nível de relacionamento que você tem com a empresa? Em caso de problemas, você tem a quem recorrer? E o fornecedor tem estrutura para executar um plano de ação emergencial?

i) Quanto tempo você pretende permanecer com o software? Qual o valor do licenciamento ou aluguel do sistema? Que tipo de equipamentos você precisará para que ele funcione? Sua infra-estrutura (estações, servidores, redes, segurança) está adequada ao novo software? Quanto tempo e dinheiro serão investidos para preparar a estrutura tecnológica?

j) Seus profissionais estão preparados para o novo software? Qual será o investimento em tempo e dinheiro para prepará-los?

k) Como seu cliente perceberá valor na nova tecnologia? Quais os pontos de contato do cliente com sua empresa? Há impacto nesse contato a partir da nova tecnologia? Qual será o investimento em comunicação para que o cliente utilize e perceba valor no sistema?

l) Como será o retorno sobre o investimento? Haverá ganhado de produtividade mensurável? Como você poderá ofertar novos serviços aos clientes? E agregar valor aos serviços existente?

m) Qual será o prazo total de implantação das mudanças?

n) Quais os riscos envolvidos no projeto? O que pode dar errado? Você está preparado para contingências?

o) Seus profissionais sabem por que as coisas estão mudando? Estão trabalhando como um time? As resistências já foram identificadas? O que você fará para minimizá-las?

p) As etapas de cada projeto estão definidas? Os resultados previstos estão bem identificados? As responsabilidades distribuídas? As atividades, anotações, atas e relatórios estão documentados? Há como recuperar o histórico de um problema?

Enfim, essas são apenas algumas questões para reflexão. Como citei no início, cada caso deve ser analisado individualmente.